Как перейти на онлайн управление своими сотрудниками?

Психолог, бизнес-тренер компании «Дмитрий Чуприна & Партнеры» Ксения Ермолова дает рекомендации, как выстроить работу онлайн и руководить коллективом эффективно и без лишних психологических затруднений. 

Мир, которого мы не знали. уже наступил и «чёрный лебедь» Насима Талеба прилетел, разрушив все планы и поставив вверх дном, все, что казалось таким предсказуемым и управляемым. Некоторые компании приняли решение распустить своих сотрудников на карантин, другие сделали посменный график, чтобы хоть как-то сократить расходы. И лишь немногие компании, перейдя в онлайн, сохранив всех сотрудников, действуют, как лягушки из сказки, которые попали в кувшин молока. В том числе и мы взбиваем масло и проявляем свою «антихрупкость», а по-простому – устойчивость, гибкость и приспособленность в меняющимся условиям среды. Ведь в новой экономике выживут именно такие компании, поверьте Талебу, а лучше прочтите его труд «Антихрупкость».

В этой статье хочу поделиться нашими способами управления, которые помогают нам оставаться на плаву и делать успешно проекты даже в такое непростое время.

Аксиомы управления гласят:

• Я могу управлять только тем, что могу контролировать, всё остальное иллюзия управления
• Я могу контролировать только то, что могу измерить, всё остальное иллюзия контроля
• Я могу измерить только то, на что есть метрика (KPI), всё остальное иллюзия измерения

А какие у вас метрики?

Наша рабочая неделя начинается с собрания в Skype или Zoom, кстати, очень удобный сервис и очень популярный сейчас.

На собрании мы озвучиваем планы по очереди, кто, что собирается делать на неделе. Мы празднуем победы, можем задать наболевшие вопросы и вначале просто поболтать, у кого как выходные прошли. В период изоляции очень важно давать сотрудникам поддержку и уверенность в завтрашнем дне. Ведь цикл менеджмента: организацию, планирование, мотивацию и контроль никто не отменял, даже если все перешли в онлайн.

В конце недели в пятницу у нас отчётное собрание и каждый отчитывается, что он делал и насколько успешно.

Помимо продвижения и продаж, то есть насущных вопросов сейчас отличное время для «Затачивания пилы», как говорил С. Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». А именно просмотреть внутренние процессы, где есть блоки и затруднения и что можно улучшить, чтобы к моменту окончания карантина мы были обновлённые и ещё эффективнее. Так и у нас пересматривается система мотивации, разрабатываются новые схем работы со стейкхолдерами, а именно окружения. Ведь именно сейчас в век симбиотики важно находить партнёров и двигаться совместно. Особенно это актуально  в кризис, когда даже конкуренты объединяют свои клиентские потоки, чтобы выжить. Эксперты пишут статьи, мы ходим к клиентам на встречи онлайн, проводим сессии по проектам и много ещё чего. Всё это тоже фиксируется в календаре и помогает отчётности, а, следовательно, управлению.

Для контроля метрик очень помогает CRM, календари, где видно, кто, чем занят и что планирует. Так, например, чтобы назначить мозговой штурм по вопросу развития направления можно зайти в календарь сотрудников и поставить им всем общее собрание. Быстро и удобно.

Если у вас работает отдел активных продаж, как и у нас, важно делать ежедневные планёрки в начале дня и в конце. Ставить чёткие цели и метрики: сколько звонков, сколько встреч планирует сделать ваш сотрудник и в конце менеджеры по продажам отчитываются, что кому удалось. Делятся опытом, фишками, эксперты тоже участвуют в планёрках, помогают дополнить скрипты и ответы на возражения.

Да сейчас время, когда народ завис между небом и землёй и возможно покупать ваши товары и услуги будет неохотно, особенно по телефону. Но это не повод останавливать активные действия. Повод усилить сервис и поддержать своих клиентов. Многие компании идут на хорошие скидки делают дополнительный сервис и особые условия. Можно просто интересоваться жизнью клиентов и бесплатно консультировать в случае необходимости, как это делаем мы.

В любом случае достаточное количество предпринимателей понимает, что именно сейчас важно перестраивать стратегии под изменившийся рынок и прокачать свою систему продаж, например, убрав все блоки и неточности, потому что в текучке и операционке – это будет сделать гораздо сложнее.

Очень важно брать своих сотрудников в союзники и вместе придумывать, какие продукты сейчас могут пойти, как поменять бизнес-машинку под новые реалии, если у вас, например, был туристический бизнес. Можно устраивать стратегические сессии самим, а можно обратиться к профессионалам, так как самому сложно взглянуть на проблему сверху, нужен фасилитатор и независимый эксперт, который владеет самой методологией.

Вот и мы собираемся вместе и командой придумываем, какие продукты будут сейчас востребованы. Например «бизнес-ландшафт» где в стратегической сессии подробно расписываются все блоки, которые мешают компании и пути их преодоления или продукт по стресс-менеджменту и наращиванию энергетики компании.

Так как согласно А.Кочетковой и её труду «Управление в условиях хаоса» выживут только самые энергичные и быстро реагирующие как сотрудники, так и компании. Хаосом нельзя управлять, его можно только оседлать.

В новом мире будут жизненно необходимы такие качества как: интуиция, системное мышление и высокая скорость. Мир будет очень быстро меняться, как мы уже успели заметить. Быстрота принятия решений будет вести к высоким рискам и чем больше бремени будет у компании: не стрессоустойчивые сотрудники, запутанный функционал и бизнес-процессы и др., тем больше будут потери и ущерб для бизнеса. В новой экономике выживут морально устойчивые сотрудники и гибкие компании, которые не будут цепляться за старые шаблоны, которые уже изжили себя, а будут придумывать новые точки опоры в таком не простом, но интереснейшем процессе, как «осёдлывание хаоса».

Удачи нам всем в новой экономике и приручении «чёрного лебедя». И да прибудет с вами «антихрупкость».